Профессия секретарь

Дмитрий Федоров

Давая описание профессии секретаря, следует учитывать особенности той области деятельности, в которой предстоит оценивать совокупность обязанностей данного специалиста. В общем случае – это личный помощник руководителя. Профессиональные обязанности секретаря предполагают поддержку руководителя, в ходе которой он использует различные профессиональные навыки управления проектами, общения с сотрудниками компании, организации работы начальника и всего коллектива.

Одной из главных функций профессии секретаря является координация взаимодействия руководителя с другими компаниями,  с клиентами, с сотрудниками своей компании, организация распорядка дня в офисе и систематизация работы с документами (документооборот).

Профессиональный секретарь – это административный или исполнительный помощник руководителя, который выступает в качестве посредника между клиентами и сотрудниками компании. Секретарь может проверять посетителей, принимать телефонные звонки, организовывать обратные вызовы или встречи. Кроме того, профессия секретаря может включать обязанности по проведению телефонных опросов или осуществлению запросов от имени своего работодателя.

Секретарь работает с документамиОбработка письменных сообщений, включая сообщения по электронной почте и обычную бумажную почтовую и межведомственную переписку, является одной из главных обязанностей в профессии секретаря и предполагает твердые знания основ делопроизводства. Обычно секретарь сортирует почту, расставляя приоритеты и избавляясь от нежелательной корреспонденции. Секретари, имеющие большой опыт в своей профессии, обычно пользуются доверием руководителя и готовят ему на подпись ответные письма. Профессиональный секретарь расставляет приоритеты в работе в соответствии с установленными сроками и руководит другими сотрудниками офиса.

Часто от ответственного отношения секретаря к профессии зависит успех всего дела. Известно, что переговоры с партнерами и конкурентами по бизнесу имеют решающее значение при заключении сделок. Именно секретарь составляет календарь встреч для своего руководителя, готовит повестку дня для этих встреч, планирует и организует переговоры в офисе, а также определяет, какие еще мероприятия должен посетить руководитель, обеспечивая ему, тем самым, достаточно времени для подготовки.

Профессия секретаря привлекает множество целеустремленных людей, так как отличается совокупностью достоинств:

  • перспективой карьерного роста в деловых или политических кругах;
  • возможностью общаться с интересными людьми, приобретая полезные знакомства и связи;
  • довольно комфортными условиями работы, как правило, в помещении;
  • возможностью совмещать работу с учебой.

К недостаткам профессии секретаря следует отнести:

  • потребность постоянно находиться недалеко от руководителя в ожидании очередного распоряжения;
  • необходимость мириться с ненормированным рабочим графиком;
  • обязанность постоянно быть безупречно одетым в соответствии с требованиями дресс-кода;
  • необходимость корректного поведения в конфликтных ситуациях, стрессоустойчивость;
  • однообразность профессиональных обязанностей, повседневная рутина;
  • во многих случаев невысокая заработная плата;
  • отсутствие перспективы и невозможность профессионального роста в небольших компаниях.

В зависимости от области деятельности компании профессия секретаря может различаться по следующим категориям:

  • Ресепшионист.
  • Делопроизводитель.
  • Переводчик.
  • Офис-менеджер.
  • Секретарь.
  • Помощник руководителя.

 

Курсы:

Разместить комментарий

Комментарии (1)

Инесса
19.02.2020
Работаю секретарем уже почти 4 года. Несмотря на изначальное понимание истинных обязанностей секретаря, при трудоустройстве все-таки с трепетом ожидала чего-то вроде приготовь кофе, надень юбку покороче, побольше улыбайся и т.д. Реальность оказалась прозаичнее и намного тяжелее. Первый год работала помощником секретаря. Ненормированный рабочий день, огромное делопроизводство, жесткая ответственность за оформление документации, работа с персоналом, постоянные конфликты с начальством и сотрудниками. Несколько раз порывалась бросить все и уволиться. Однако постепенно вошла в ритм, освоилась, профессия стала нравиться все больше и больше. Через год получила повышение, стала секретарем, в моем подчинении двое сотрудниц. На днях начальница предложила очередное серьезное повышение. Думаю, карьера удалась!
СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ
Москва, Красноворотский проезд, дом 3, строение 1, подъезд 2, этаж 2, офис 201
+7 (495) 515-65-39
+7 (495) 773-31-62
+7 (495) 773-31-64
Copyright © 1998-2020 КАНЦЕЛЯРИЯ.РФ, г.Москва