Основы делопроизводства и документооборота

Дмитрий Федоров

Основой деятельности офисных работников всегда является делопроизводство и документооборот. Работа в офисе обычно включает ежедневное выполнение стандартного набора задач, таких, как прием и обработка телефонных звонков, проверка автоответчика, проверка и обработка электронной почты, ввод данных в электронные таблицы, обработка и набор текста. Эти задачи выполняют различные офисные работники: секретари, бухгалтеры, кадровики, помощники руководителя.

В зависимости от подготовки и квалификации каждый из офисных работников специализируется на выполнении обязанностей в определенной области (бухгалтерия, кадры, администрирование и т.д.). Набор документов, с которыми им приходится иметь дело, отличается в зависимости от специализации, однако общие принципы работы с документами, основы делопроизводства и документооборота всегда остаются неизменными и могут включать:

  • Обработку и набор текста.
  • Работу с различными бланками в соответствии с ГОСТ.
  • Сортировку и регистрация входящих и исходящих документов.
  • Снятие копий документов.
  • Учет изданных, поступивших и отправляемых документов.
  • Оформление различных справок.
  • Подготовка приказов.
  • Оформление актов о завершении работ.
  • Подготовка писем и т.д.

Документооборот может быть незначительным или более интенсивным, что зависит от основ делопроизводства в той или иной области офисной деятельности.  

В деловой среде существует множество направлений офисной деятельности, а обязанности конкретных  сотрудников зависят от специализации компании и основных функций подразделения. Бухгалтер ведет бухгалтерский учет. Кадровик занимается персоналом компании. Секретарь помогает организовать работу руководителя. Все эти специалисты готовят, отправляют, получают, регистрируют огромное количество документов. И хотя большинство документов являются специфическими, основы делопроизводства и документооборота остаются одинаковыми.

Документооборот в банковской сфере отличается особыми требованиями к подготовке и оформлению документов. Банковские и финансовые учреждения нанимают большое количество офисных работников. Да, да! Банковские служащие – тоже офисные работники. Помимо общих канцелярских обязанностей, эти специалисты отвечают за связанное с деньгами делопроизводство. Например, брокерские служащие, как правило, работают с инвестициями и ценными бумагами, что может включать в себя написание и обработку заказов на акции и облигации и ведение учета финансовых операций. Другие служащие банков могут сосредоточиться на служебных обязанностях, связанных с кредитами, претензиями или корректировками. Банковские служащие должны иметь всестороннее знание процедур кредиторской задолженности, принципов управления денежными средствами и использования автоматизированных систем бухгалтерского учета. Однако общие основы делопроизводства в банковской сфере мало отличаются от главных принципов учета и контроля за документооборотом.

Знание основ делопроизводства, умение правильно организовать движение документов в организации между руководителями и исполнителями является необходимым условием успешного трудоустройства в качестве «белого воротничка». Приобретению этих знаний может способствовать обучение на курсах делопроизводства в учебной центре «Канцелярия»:

Курс: Делопроизводство

Разместить комментарий

Комментарии (2)

Ангелина
30.01.2020
Не всем подходит такая работа. Большинство терпеть не может возню с бумажками за офисным столом, и я в том числе. Удивляюсь, как можно проводить большую часть жизни в четырех стенах, рядом с одними и теми же людьми каждый день.
Plankton
15.01.2020
Работа клерком в известной компании гарантия благосостояния и карьерного роста. Но это только в том случае, если ты умен, хорошо образован, энергичен, трудолюбив, умеешь поладить с коллегами и угодить начальству. Так что учись и дерзай! Да, кстати... Не забудь оставить лень и личные дела за дверью офиса.
СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ
Москва, Красноворотский проезд, дом 3, строение 1, подъезд 2, этаж 2, офис 201
+7 (495) 515-65-39
+7 (495) 773-31-62
+7 (495) 773-31-64
Copyright © 1998-2020 КАНЦЕЛЯРИЯ.РФ, г.Москва